Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Suomen musiikkilääketieteen yhdistys ry
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Puheenjohtaja Pauliina Valtasaari, pauliina.valtasaari@uniarts.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen musiikkilääketieteen yhdistyksen jäsenrekisteri
3. Laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle ja käyttötarkoitukset
Yhdistyksellä on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus pitää rekisteriä yhdistyksen jäsenistä. Jäsenrekisterin tietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen jäsentietojen ajantasainen hallinta sekä jäsenviestinnän toteuttaminen ja toiminnan kehittäminen.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
- rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- rekisteröidyn katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
- rekisteröidyn puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- tieto rekisteröidyn suorittamasta yhdistyksen jäsenmaksusta ja jäsenlaji
- rekisteröidyn jäsenrekisteriin merkitsemisajankohta
- rekisteröidyn ammattiryhmä
5. Tietolähteet
Rekisteröity antaa tiedot liittyessään jäseneksi verkkolomakkeen kautta. Jäsenmaksun suorittamispäivämäärän yhdistys merkitsee pankkitiliotteiden tietojen perusteella.
6. Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Tietojen käsittelyn kesto
Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan ja yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tarvittavia tietoja säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain vaatimat kuusi vuotta.
8. Tietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen nimeämät hallituksen jäsenet: puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, jäsensihteeri, rahastonhoitaja ja nettisivujen ylläpitäjä. Lisäksi tietojen käyttöoikeus on tilitoimistolla jäsenmaksulaskujen postittamista varten.
9. Tietojen suojaus
Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella Yhdistysavain-järjestelmässä, ja jokainen tietojen käsittelijä kirjautuu järjestelmään omilla käyttäjätunnuksilla. Yhdistysavaimen rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Rekisteripalvelun pääkäyttäjillä on oikeus lisätä tai poistaa nimiä jäsenrekisteristä. Jäsenillä on pääsy rekisteriin vain omien tietojen muokkaamista varten pyydettäessä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
- Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
- Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
- Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
- Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
- Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
11. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle henkilölle.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli yhdistys muuttaa tätä selostetta, muutokset kirjataan näkyville selosteeseen päivättyinä.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 10.10.2021.